Globaal...

ScibuCRM gaat met de tijd mee en biedt nu de mogelijkheid om gebruik te maken van de krachtige functies van ChatGPT (van OpenAI). Deze AI-functionaliteit is beschikbaar in verschillende modules van Scibu, waaronder:

• Het Mailcenter
• Notities
• De Servicedesk-module
• De Offertemodule

Met behulp van zogeheten prompts kun je onder andere teksten laten controleren op taal- of schrijffouten, vertalingen uitvoeren, of notities automatisch laten structureren. Denk aan het samenvatten van belnotities, het netjes weergeven van gemaakte afspraken of het opstellen van overzichtelijke opsommingen.

Wat heb je nodig?

Om ChatGPT in ScibuCRM te kunnen gebruiken, zijn er drie dingen nodig:

1. Een API-sleutel van OpenAI
2. Een tegoed (tokens) bij OpenAI
3. Eén of meer prompts die bepalen wat de AI moet doen

1. API-sleutel aanmaken

Volg deze stappen om een API-sleutel aan te maken:

1. Ga naar https://platform.openai.com/ en log in (of maak een account aan).
2. Klik rechtsboven op je profielfoto > "View API keys".
3. Klik op “Create new secret key”.
4. Kopieer de sleutel direct — je kunt deze later niet meer bekijken.

2. Tokens: je AI-tegoed

Om ChatGPT te kunnen gebruiken, verbruik je zogenoemde tokens. Simpel gezegd: tokens zijn woordstukjes. Hoe meer tekst je invoert of laat genereren, hoe meer tokens er worden gebruikt. Het systeem rekent per opdracht af op basis van het aantal verwerkte tokens. 

• Voor het model wat we gebruiken kost het $0.50 per 1 miljoen tokens – ruim voldoende voor regulier gebruik.
• Een normale prompt (vraag + antwoord) verbruikt meestal tussen de 50 en 80 tokens.
• Wil je testen hoeveel tokens je prompt gebruikt? Probeer het op: https://platform.openai.com/tokenizer

Tegoed opwaarderen doe je zo:

1. Ga in je OpenAI-account naar "Billing" > "Payment methods"
2. Voeg een betaalmethode toe om tegoed in te stellen of automatisch op te waarderen.

3. Prompts instellen in ScibuCRM

Zodra je een API-sleutel en tegoed hebt, kun je ChatGPT activeren in ScibuCRM:

1. Ga in ScibuCRM naar Tandwiel > Globaal > OpenAI-integratie
2. Vink “ChatGPT inschakelen” aan
3. Plak je API-sleutel in het daarvoor bestemde veld

Een nieuwe prompt aanmaken:

1. Klik op (+ Nieuw) om een nieuwe prompt toe te voegen
2. Voer de prompt in (in het Engels) – dit is de opdracht die je aan ChatGPT geeft
3. Geef de prompt een duidelijke omschrijving
4. Kies in welke modules de prompt beschikbaar moet zijn
5. Klik op het vinkje om op te slaan

Hoe gebruik je een prompt?

In het Mailcenter:

1. Stel een nieuwe e-mail op
2. Typ de tekst en selecteer het deel dat je door AI wilt laten bewerken
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om de bewerking uit te voeren

In Notities:

1. Open een nieuwe notitie
2. Voer tekst in en selecteer de tekst die je wilt aanpassen
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om het resultaat te genereren

Heb je nog vragen of hulp nodig bij het instellen? Neem gerust contact op met onze supportafdeling. We helpen je graag op weg! 

⚠️ Disclaimer

Het gebruik van de ChatGPT-functionaliteit binnen ScibuCRM gebeurt geheel op eigen risico. Hoewel deze functie krachtige AI-mogelijkheden biedt, is de gegenereerde output gebaseerd op externe technologie van OpenAI.

ScibuCRM is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, volledigheid of gevolgen van de door ChatGPT voorgestelde teksten of acties. Controleer daarom altijd zorgvuldig de gegenereerde informatie voordat je deze gebruikt of verzendt.

Door gebruik te maken van deze functie, accepteer je dat eventuele fouten, misinterpretaties of ongewenste uitkomsten de verantwoordelijkheid zijn van de eindgebruiker.

In ScibuCRM krijg je de mogelijkheid om meer interactie te hebben met potentiële klanten. Zo kun je bijvoorbeeld een mailing versturen voor een uitnodiging voor een webinar, onderzoek of een event. Kortom je kunt zo'n formulier inzetten voor meerdere doelen. Je stuurt dan in de e-mail een link mee of je zet hem op jou website die als de ontvanger/participant daar op klikt bij het webformulier terecht komt. De geïnteresseerden vullen dit in, en in de module Webformulieren kun je zien wie het formulier heeft ingevuld. 

Voorbeeld van hoe een webformulier er uit komt te zien binnen een webpagina: 

 (klik op de afbeelding voor een vergroting)

Voorbereidingen
Voordat je de onderstaande stappen gaat doorlopen, is het handig om eerst een e-mailtemplate te maken voor de bevestigingsmail van het formulier en optioneel kun je een tag definiëren die je kunt toewijzen aan een eventueel nieuw aan te maken contact.

Uiteraard is het handig om eerst van te voren vast te stellen wat het doel is van het formulier en welke velden je op het formulier terug wil zien. 

Advies is om eerst even door de stappen heen te lopen om te zien of het duidelijk is. Mocht het toch niet helemaal duidelijk zijn kunnen wij (in opdracht) formulier(en) naar wens maken. Neem in dat geval contact op met de Servicedesk.  

Bij het aanmaken van een nieuwe relatie – zoals een lead of prospect – wil je vaak meer dan alleen de basisgegevens invullen. Denk aan het toewijzen van een accountmanager, het inschrijven voor een nieuwsbrief, of het invullen van specifieke velden die voor jouw organisatie relevant zijn.

Met veldsjablonen in Scibu wordt dit proces niet alleen eenvoudiger, maar ook veel efficiënter.