Hoe kan ik...

ScibuCRM gaat met de tijd mee en biedt nu de mogelijkheid om gebruik te maken van de krachtige functies van ChatGPT (van OpenAI). Deze AI-functionaliteit is beschikbaar in verschillende modules van Scibu, waaronder:

• Het Mailcenter
• Notities
• De Servicedesk-module
• De Offertemodule

Met behulp van zogeheten prompts kun je onder andere teksten laten controleren op taal- of schrijffouten, vertalingen uitvoeren, of notities automatisch laten structureren. Denk aan het samenvatten van belnotities, het netjes weergeven van gemaakte afspraken of het opstellen van overzichtelijke opsommingen.

Wat heb je nodig?

Om ChatGPT in ScibuCRM te kunnen gebruiken, zijn er drie dingen nodig:

1. Een API-sleutel van OpenAI
2. Een tegoed (tokens) bij OpenAI
3. Eén of meer prompts die bepalen wat de AI moet doen

1. API-sleutel aanmaken

Volg deze stappen om een API-sleutel aan te maken:

1. Ga naar https://platform.openai.com/ en log in (of maak een account aan).
2. Klik rechtsboven op je profielfoto > "View API keys".
3. Klik op “Create new secret key”.
4. Kopieer de sleutel direct — je kunt deze later niet meer bekijken.

2. Tokens: je AI-tegoed

Om ChatGPT te kunnen gebruiken, verbruik je zogenoemde tokens. Simpel gezegd: tokens zijn woordstukjes. Hoe meer tekst je invoert of laat genereren, hoe meer tokens er worden gebruikt. Het systeem rekent per opdracht af op basis van het aantal verwerkte tokens. 

• Voor het model wat we gebruiken kost het $0.50 per 1 miljoen tokens – ruim voldoende voor regulier gebruik.
• Een normale prompt (vraag + antwoord) verbruikt meestal tussen de 50 en 80 tokens.
• Wil je testen hoeveel tokens je prompt gebruikt? Probeer het op: https://platform.openai.com/tokenizer

Tegoed opwaarderen doe je zo:

1. Ga in je OpenAI-account naar "Billing" > "Payment methods"
2. Voeg een betaalmethode toe om tegoed in te stellen of automatisch op te waarderen.

3. Prompts instellen in ScibuCRM

Zodra je een API-sleutel en tegoed hebt, kun je ChatGPT activeren in ScibuCRM:

1. Ga in ScibuCRM naar Tandwiel > Globaal > OpenAI-integratie
2. Vink “ChatGPT inschakelen” aan
3. Plak je API-sleutel in het daarvoor bestemde veld

Een nieuwe prompt aanmaken:

1. Klik op (+ Nieuw) om een nieuwe prompt toe te voegen
2. Voer de prompt in (in het Engels) – dit is de opdracht die je aan ChatGPT geeft
3. Geef de prompt een duidelijke omschrijving
4. Kies in welke modules de prompt beschikbaar moet zijn
5. Klik op het vinkje om op te slaan

Hoe gebruik je een prompt?

In het Mailcenter:

1. Stel een nieuwe e-mail op
2. Typ de tekst en selecteer het deel dat je door AI wilt laten bewerken
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om de bewerking uit te voeren

In Notities:

1. Open een nieuwe notitie
2. Voer tekst in en selecteer de tekst die je wilt aanpassen
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om het resultaat te genereren

Heb je nog vragen of hulp nodig bij het instellen? Neem gerust contact op met onze supportafdeling. We helpen je graag op weg! 

⚠️ Disclaimer

Het gebruik van de ChatGPT-functionaliteit binnen ScibuCRM gebeurt geheel op eigen risico. Hoewel deze functie krachtige AI-mogelijkheden biedt, is de gegenereerde output gebaseerd op externe technologie van OpenAI.

ScibuCRM is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, volledigheid of gevolgen van de door ChatGPT voorgestelde teksten of acties. Controleer daarom altijd zorgvuldig de gegenereerde informatie voordat je deze gebruikt of verzendt.

Door gebruik te maken van deze functie, accepteer je dat eventuele fouten, misinterpretaties of ongewenste uitkomsten de verantwoordelijkheid zijn van de eindgebruiker.

Het is nu mogelijk om contactsjablonen aan te maken binnen Scibu. Hiermee kun je het proces van het aanmaken van nieuwe contactpersonen aanzienlijk versnellen en standaardiseren. Een sjabloon stelt je in staat om vooraf gedefinieerde waarden toe te wijzen aan zowel standaardvelden als zelf aangemaakte velden (customfields). Dit voorkomt handmatig invoerwerk en verkleint de kans op fouten of inconsistentie in je CRM-gegevens.

Scibu heeft standaard een behoorlijk aantal dashboards die de data uit Scibu inzichtelijk maken. Zodra je inlogt in Scibu is het eerste scherm altijd het dashboard. Als gebruiker van Scibu kan je de dashboards zelf instellen en in een bepaalde volgorde plaatsen. Afhankelijk van wat je rechten zijn binnen Scibu en welke modules je gebruikt heb je toegang tot de dashboards.

De access token wordt gebruikt voor een extra beveiliging bij het inloggen in Scibu. Het is mogelijk om deze access token niet te gebruiken voor bepaalde locaties zoals thuis of op kantoor.

Het is mogelijk per persoon de rechten te veranderen.  Rechten zijn in Scibu verdeeld in groepen (LINK naar GROEP). In de groepen worden de verschillende gebruikersgroepen gedefinieerd. Per gebruikers groep geef je toegang tot de modules bijvoorbeeld.  We leggen je hier uit hoe je de instellingen van een gebruiker kunt veranderen. 

Wil je kunnen synchroniseren met de Google Agenda zal je eenmalig de koppeling goed moeten instellen. Let er op dat als je gaat synchroniseren je ingelogd bent in jou Google account. Om de sync op te zetten volg dan deze stappen. 

Het is mogelijk om in Scibu een mailing te versturen aan relaties. Dit is handig om klanten een aanbieding te doen, een marketing mailing (commercieel) of een belangrijke mededeling te doen. (servicebericht) Hieronder een beschrijving hoe je een mailing maakt met Scibu. 

Wanneer een medewerker (en Scibu gebruiker) weggaat bij je, wil je natuurlijk niet hebben dat hij of zij nog kan inloggen in Scibu. Het is mogelijk om zelf medewerkers toe te voegen aan Scibu en toegang te geven tot verschillende modules. Hier bespreken we hoe je iemand de toegang tot Scibu kan ontnemen / blokkeren.

Binnen Scibu is het verplicht om een hoofdgebruiker in te stellen. We vragen de hoofdgebruiker akkoord te gaan met de Customer Terms. Daarnaast is de hoofdgebruiker (of super administrator)  voor ons de contactpersoon waar belangrijke informatie over Scibu mee wordt gedeeld.

Met de hoofdgebruiker wordt gecommuniceerd over het Scibu abonnement en facturen, daarnaast ontvangt de hoofdgebruiker informatie over het gebruik van Scibu binnen de organisatie zelf (zo ontvangt de hoofdgebruiker mails wanneer er een export is gedaan vanuit Scibu). 

Op het startscherm/inlog scherm van Scibu kun je een bericht plaatsen onder Laatste nieuws. Zo kunt u uw collega's en/of klanten op de hoogte houden. 

Bij sommige notities o.a. in de offerte- en facturenmodule kun je aangeven wat voor type notitie het is ter verduidelijking. 

In deze handleiding laten we je zien hoe je Word templates kan maken, toevoegen en toepassen.
Aan de hand van een voorbeeld kun je zien wat er in het document kan komen te staan. Er wordt uitgelegd hoe je een template kunt uploaden.

Gebruikers van Scibu kan je indelen in Groepen en ze zo toegang geven tot de diverse Scibu modules. Om dit te doen dien je eerst de groepen te definiëren. In een groep definieer je tot welke modules iemand toegang heeft en welke dashboard hij/zij mag zien. Hier bespreken we wat hoe je groepen dient in te richten en wat de mogelijkheden zijn. 

Om Scibu zo goed mogelijk tegen ongeautoriseerd gebruik te beschermen hebben we een aantal maatregelen genomen. Het is mogelijk om in Scibu op te geven vanaf welke IP adressen je met Scibu werkt. Zo kun je veel gebruikte plekken vanaf waar je werkt (netwerk waar je ingelogd bent of thuis) opgeven in Scibu.