Deze handleiding beschrijft de eerste setup voor het gebruik van de SharePoint-koppeling in ScibuCRM. Houd er rekening mee dat de inrichting per omgeving kan verschillen.
Neem daarom bij voorkeur vooraf contact op met onze Servicedesk, zodat wij kunnen controleren of deze stappen volledig van toepassing zijn op jullie situatie.
Voorwaarden
We gaan ervan uit dat jullie gebruikmaken van een Office 365-pakket waarin SharePoint is inbegrepen.
Is dit niet het geval, neem dan contact op met jullie Office 365-leverancier.
Hebben jullie al een bestaande SharePoint-omgeving? Dan kan het nodig zijn om bepaalde instellingen of mappenstructuren over te nemen in Scibu.
Stap 1 – App-registratie in Azure
Voor de synchronisatie tussen Scibu en SharePoint is een app-registratie nodig. Maak je al gebruik van de Outlook koppeling kun je gebruik maken van dezelfde app registratie met toevoeging van onderstaande. Heb je nog geen app registratie, neem dan contact op met de Servicedesk, dan sturen wij jou een stappenplan toe, bestemd voor jullie O365 beheerder.
Dit recht is noodzakelijk om folders en documenten te kunnen lezen binnen SharePoint.
Stap 2 – Aanmaken van een Documentbibliotheek in SharePoint
Als er nog geen geschikte bibliotheek bestaat, kun je deze als volgt aanmaken:
Let op:
Scibu gebruikt de ingestelde bibliotheek als ‘rootfolder’.
Voor elke organisatie wordt hierin automatisch een map aangemaakt.
Als er al een bestaande documentbibliotheek wordt gebruikt, neem dan exact die naam over in de Scibu-instellingen.
Stap 3 – Synchronisatie starten in Scibu
Elke gebruiker die SharePoint wil gebruiken moet eenmalig de synchronisatie starten onder het eigen gebruikersaccount.
Dit is nodig om de juiste rechten per gebruiker vast te leggen en toegang tot SharePoint te verlenen.
Gebruik in Scibu
Wanneer de koppeling actief is:
Binnen deze map worden standaard een aantal submappen aangemaakt.
Deze zijn te definieren onder de voorkeuren van relaties. Hoe je dat moet doen lees je in dit artikel.
Voorbeeld van mappen structuur als het contact van het type: Klant is:
Conclusie
Na het uitvoeren van bovenstaande stappen is de SharePoint-koppeling gereed voor gebruik. Je kunt nu documenten per organisatie rechtstreeks vanuit ScibuCRM benaderen en bekijken.