Hoe kan ik...

ScibuCRM gaat met de tijd mee en biedt nu de mogelijkheid om gebruik te maken van de krachtige functies van ChatGPT (van OpenAI). Deze AI-functionaliteit is beschikbaar in verschillende modules van Scibu, waaronder:

• Het Mailcenter
• Notities
• De Servicedesk-module
• De Offertemodule

Met behulp van zogeheten prompts kun je onder andere teksten laten controleren op taal- of schrijffouten, vertalingen uitvoeren, of notities automatisch laten structureren. Denk aan het samenvatten van belnotities, het netjes weergeven van gemaakte afspraken of het opstellen van overzichtelijke opsommingen.

Wat heb je nodig?

Om ChatGPT in ScibuCRM te kunnen gebruiken, zijn er drie dingen nodig:

1. Een API-sleutel van OpenAI
2. Een tegoed (tokens) bij OpenAI
3. Eén of meer prompts die bepalen wat de AI moet doen

1. API-sleutel aanmaken

Volg deze stappen om een API-sleutel aan te maken:

1. Ga naar https://platform.openai.com/ en log in (of maak een account aan).
2. Klik rechtsboven op je profielfoto > "View API keys".
3. Klik op “Create new secret key”.
4. Kopieer de sleutel direct — je kunt deze later niet meer bekijken.

2. Tokens: je AI-tegoed

Om ChatGPT te kunnen gebruiken, verbruik je zogenoemde tokens. Simpel gezegd: tokens zijn woordstukjes. Hoe meer tekst je invoert of laat genereren, hoe meer tokens er worden gebruikt. Het systeem rekent per opdracht af op basis van het aantal verwerkte tokens. 

• Voor het model wat we gebruiken kost het $0.50 per 1 miljoen tokens – ruim voldoende voor regulier gebruik.
• Een normale prompt (vraag + antwoord) verbruikt meestal tussen de 50 en 80 tokens.
• Wil je testen hoeveel tokens je prompt gebruikt? Probeer het op: https://platform.openai.com/tokenizer

Tegoed opwaarderen doe je zo:

1. Ga in je OpenAI-account naar "Billing" > "Payment methods"
2. Voeg een betaalmethode toe om tegoed in te stellen of automatisch op te waarderen.

3. Prompts instellen in ScibuCRM

Zodra je een API-sleutel en tegoed hebt, kun je ChatGPT activeren in ScibuCRM:

1. Ga in ScibuCRM naar Tandwiel > Globaal > OpenAI-integratie
2. Vink “ChatGPT inschakelen” aan
3. Plak je API-sleutel in het daarvoor bestemde veld

Een nieuwe prompt aanmaken:

1. Klik op (+ Nieuw) om een nieuwe prompt toe te voegen
2. Voer de prompt in (in het Engels) – dit is de opdracht die je aan ChatGPT geeft
3. Geef de prompt een duidelijke omschrijving
4. Kies in welke modules de prompt beschikbaar moet zijn
5. Klik op het vinkje om op te slaan

Hoe gebruik je een prompt?

In het Mailcenter:

1. Stel een nieuwe e-mail op
2. Typ de tekst en selecteer het deel dat je door AI wilt laten bewerken
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om de bewerking uit te voeren

In Notities:

1. Open een nieuwe notitie
2. Voer tekst in en selecteer de tekst die je wilt aanpassen
3. Kies onderaan de gewenste prompt
4. Klik op het ChatGPT-icoon om het resultaat te genereren

Heb je nog vragen of hulp nodig bij het instellen? Neem gerust contact op met onze supportafdeling. We helpen je graag op weg! 

⚠️ Disclaimer

Het gebruik van de ChatGPT-functionaliteit binnen ScibuCRM gebeurt geheel op eigen risico. Hoewel deze functie krachtige AI-mogelijkheden biedt, is de gegenereerde output gebaseerd op externe technologie van OpenAI.

ScibuCRM is niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid, volledigheid of gevolgen van de door ChatGPT voorgestelde teksten of acties. Controleer daarom altijd zorgvuldig de gegenereerde informatie voordat je deze gebruikt of verzendt.

Door gebruik te maken van deze functie, accepteer je dat eventuele fouten, misinterpretaties of ongewenste uitkomsten de verantwoordelijkheid zijn van de eindgebruiker.

Wil je een Gmail-account gebruiken binnen Scibu? Volg dan onderstaande instructies om de koppeling op te zetten.

Google hanteert strikte beveiligingsregels voor het gebruik van Gmail in externe applicaties. Het inloggen met alleen je gebruikersnaam en wachtwoord is daarom niet meer mogelijk.

In Scibu kun je Gmail nog steeds gebruiken via de IMAP-instelling, maar daarvoor is een speciaal gegenereerd wachtwoord nodig: een app-wachtwoord. 

Wat is een app-wachtwoord?

Een app-wachtwoord is een unieke, 16-cijferige code die door Google wordt gegenereerd. Deze code gebruik je in plaats van je normale wachtwoord om externe applicaties (zoals Scibu) veilig toegang te geven tot je Gmail-account.

Het is mogelijk om in Scibu een mailing te versturen aan relaties. Dit is handig om klanten een aanbieding te doen, een marketing mailing (commercieel) of een belangrijke mededeling te doen. (servicebericht) Hieronder een beschrijving hoe je een mailing maakt met Scibu. 

Het is mogelijk om zelf folders aan te maken in het Scibu mailcenter.

In Scibu is het mogelijk om mails te versturen en mails te ontvangen en te linken aan een relatie. Deze mails hebben mogelijk een relatie met een Opportunity, Ticket of Project en kunnen daaraan gekoppeld worden. Je ziet deze mails dan terug op de relatiekaart, maar ook op de Opportunity, Ticket of Project kaart in het tabje geschiedenis of openstaand.

Wanneer je een mail wilt versturen met een eigen opmaak voor bijvoorbeeld jou ondertekening of als je een mailing wilt versturen dan heb je een zogenaamde mail template nodig. In onderstaande stappen lees je hoe je een mail template maakt. 

Om van de e-mail functionaliteit gebruik te kunnen maken zijn er een aantal mogelijkheden.  

Vanuit Scibu is het mogelijk om mails te ontvangen en mails te versturen naar relaties. Wanneer de relatie in Scibu staat worden ontvangen en verzonden mails geplaatst bij de betreffende relatie. Zo heeft u altijd zich op het email verkeer. Van uzelf en van uw collega's. 

Om emails van relaties in de geschiedenis te kunnen terug vinden is het van belang om de emails te linken aan die relatie. Scibu zal op het moment dat een email gedownload wordt van de webserver naar Scibu aan de hand van het email adres kijken of de relatie bestaat. Is dat het geval dan staat er in het mail overzicht een poppetje  voor de afzender van de email. Wordt het niet herkend volg dan onderstaande stappen.