In ScibuCRM heb je de mogelijkheid om afspraken / telefoontjes in te plannen in een agenda en deze te linken aan een relatie, dit noemen we een activiteit. Zo kun je een planning maken voor jezelf en/of die van een collega. Deze wordt dan weergegeven in de kalender en in de activiteitenlijst.
Activiteiten die gelinkt zijn aan een relatie kun je onder diens kaart terugvinden op het openstaand tab als de activiteit nog open staat, of in de geschiedenis als de activiteit is afgerond. Deze activiteiten zijn voor iedereen zichtbaar die de kaart van deze relatie bezoekt.
De relatie is af te schermen waardoor je de activiteit niet kan zien, maar de activiteit is dan nog wel zichtbaar in de agenda functie en de activiteitenlijst.
Activiteiten die niet gelinkt zijn aan de relatie zijn wel zichtbaar in de agenda functie en activiteitenlijst.
Kalender in ScibuCRM en koppeling met Office365
Op dit moment werkt het zo dat wanneer je een afspraak in Outlook maakt deze één op één wordt gesynchroniseerd naar Scibu en vice versa.
Wees je er dan van bewust dat dit geldt voor alle afspraken, dus wanneer de O365 koppeling actief is worden gewone maar ook privé afspraken in Outlook door de synchronisatie in Scibu worden gezet.
Deze worden dan zichtbaar in jou eigen agenda.
In Scibu bestaat de mogelijkheid om in elkaars agenda te kijken. Op de kalender pagina kun je jou eigen en/of die van meerdere andere gebruikers selecteren van wie je de agenda wilt zien. Dit kan handig zijn als je elkaars afspraken moet kunnen zien en afhandelen of voor een planning kunnen zien wie waar een afspraak heeft staan.
Hier is geen afscherming voor. Wel is er een autorisatie om wel of niet een activiteit van iemand anders te mogen bewerken.
Zakelijke afspraken die gekoppeld zijn aan een relatie zijn uiteraard ook zichtbaar op de klantkaart van deze relatie. Iedereen kan dan zien, tenzij de relatie is afgeschermd maar blijft wel zichtbaar in de activiteitenlijst waar je ook een gebruiker kunt selecteren.
Voor privé afspraken geldt dat wanneer je niet wilt dat deze zichtbaar wordt voor de andere gebruikers dat je dan of:
- In Outlook de afspraak aan te maken en deze als Persoonlijk markeren. In Scibu wordt deze dan op Privé gezet. Men kan dan wel zien, dat je een afspraak hebt (begin- en eindtijd) maar niet de inhoud daarvan en met wie.
- Andersom: in Scibu kun je de activiteit als Privé markeren bij het aanmaken of wijzigen van die activiteit. In outlook komt deze dan op Persoonlijk te staan.
Hiervoor geldt dat dit de eigen verantwoordelijk is om op te letten.
De AVG en uitnodigingen verstuurd via Office365
In ScibuCRM heb je de mogelijkheid om meerdere relaties tegelijk uit te nodigen voor een vergadering en deze te sturen via Office365. In het vergaderverzoek zie je meestal de e-mailadressen terug van de deelnemers. Dit is een eigenschap van Office365. Normaal gesproken zou je volgens de AVG een e-mailadres niet mogen delen met iemand die daar vooraf geen toestemming voor heeft gegeven, want dat zou inbreuk kunnen zijn op diens persoonsgegevens.
Afhankelijk van de aard van de vergadering en samenstelling van de genodigden, zou je moeten beslissen een persoonlijke of groepsuitnodiging te sturen. Kennen zij elkaar en/of zouden er bij zo’n vergadering bijvoorbeeld visitekaartjes worden uitgewisseld (en dus gegevens) dat is het in het rechtvaardig belang dit te mogen doen. Bij twijfel zou je kunnen beslissen een persoonlijke uitnodiging te sturen. Maar ook hiervoor geldt dat dit de eigen verantwoordelijk is om op te letten.
Tot slot
Gewoonlijk synchroniseer je naar jou eigen persoonlijke account in Outlook. Maar ook in O365 heb je de mogelijkheid om jou kalenders te delen. Dit gaat echter buiten Scibu om en ben je zelf verantwoordelijk voor.
Wij, Qubics BV, als makers van ScibuCRM zijn dan ook geen partij in deze kwestie. ScibuCRM biedt de mogelijkheid om afspraken/activiteiten (desgewenst automatisch) te koppelen aan de in ScibuCRM aanwezig relaties en/of agenda, maar het is aan de organisatie die met ScibuCRM werkt om te bepalen hoe daarmee om te gaan.