Hoe kan ik werken met automatisch incasso

 *** Let op! *** Voordat je aan de slag kan met Automatisch incasso dient dit samen met Qubics te worden ingericht. ***  

Een automatisch incasso is een betaling van een factuur die zonder tussenkomst van de klant bij de klant wordt geïncasseerd. De klant moet hier vooraf toestemming voor hebben gegeven. 

Voordelen van een automatische incasso zijn dat een klant altijd (op tijd) betaald en je geen herinneringen hoeft te sturen. De bank zal je informeren hoe dit bij hen aan te vragen en/of te activeren.  

Wanneer je een aantal facturen hebt die betaald moeten worden, kun je deze in een zogenaamde incasso batch stoppen. Dit is een bestand die je opstuurt naar de bank met de incasso verzoeken. Hieronder vind je een korte beschrijving hoe je in Scibu een incasso batch maakt. 

Om gebruik te kunnen maken van automatisch incasso moet je wel voldoende rechten hebben. Deze kun je vinden onder het tandwiel > gebruikersrechten > facturen > incasso batches.
Kun je niet bij de gebruikersrechten komen, stem het dan af met jullie Scibubeheerder. 

 

Een incasso batch maken

Voordat je aangeeft welke facuren er geïncasseerd moeten worden moet je een zogenaamde batch aanmaken waar die facturen aan toe worden gevoegd. Dit doe je door te gaan naar:

1. Facturen > Incasso batches.

2. Vervolgende klik je op de knop: + Nieuw 

3. Kies dan een datum voor deze batch en klik op Opstellen 

De batch krijgt dan als naam de datum die je hebt opgegeven. 

 4. Ga naar de factuur zoekscherm

(merk op: Facturen moeten eerst bevestigd worden voordat ze aan een batch toegevoegd kunnen worden.)

5. Selecteer de facturen die je wilt toevoegen aan de batch. 

6. Klik dan op Verzenden. 

7. In dit scherm zie je een overzicht van de facturen en of deze per post of per e-mail wordt verstuurd.
Deze kun je nu Toevoegen aan een batch door uit de drop-down de desbetreffend batch te kiezen. 

8. Klik dan op Verzenden

Resultaat.
a. De factuur krijgt de status betaald. 
b. Er word een e-mail gestuurd naar klanten die hebben aangegeven de factuur per e-mail te willen ontvangen.
c. De batch is klaargezet om gedownload te kunnen worden.

Zolang de batch nog niet is gedownload kunnen er meer facturen aan de batch worden ingevoerd. 

 

Opsturen naar de bank

1. Ga naar facturen > Incassobatches.

2. Klik aan het einde in de batch regel die je op downloaden. 

3. Er wordt nu een bestand gedownload en deze kun je vervolgens opsturen / uploaden in de portaal van de bank. 

 

Lees storneringen in

Enkele dagen na het uitvoeren van de batch zal de bank een resultaat hiervan beschikbaar stellen.
Dit in de vorm een bestand. Dit bestand kan dan weer in Scibu worden ingelezen. 

1. Ga naar: Facturen > Incasso batches.

2. Klik onder Acties op Lees storneringen in

Resultaat. 
Facturen die gestorneerd zijn of waarbij de betaling om wat voor reden dan ook niet is gelukt, worden van de betaald status afgehaald en kunnen zodoende weer in een volgende batch worden mee genomen. Facturen die zijn betaald blijven ongemoeid.

woensdag, 25 augustus 2021 Posted in Hoe kan ik...

LAATSTE NIEUWS

RECENTE TWEET

Met #Scibu heeft u het gehele bedrijfsproces in 1 systeem, 1 overzicht, geen geswitch tussen applicaties: #Qubics

Copyright © 2021 Qubics. Alle rechten voorbehouden
Het Scibu beeldmerk en naam zijn eigendom van Qubics BV